Trello e l’aumentare della produttività aziendale

Avevamo da tempo la sensazione che gli strumenti usati per l'organizzazione del lavoro da una parte e le interminabili sequenze di mail stessero troppo strette alla nostra vision. Avevamo bisogno di qualcosa di completamente diverso. Poi abbiamo scoperto Trello.
Tempo di lettura: 7 minuti

Update 2015

Questo articolo è datato 2013 e non è più fedele al modo in cui approcciamo gli sviluppi e ai tool che oggi usiamo. Scopri il nostro metodo così come lo intendiamo oggi!

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Una continua evoluzione

Essere Cantiere Creativo significa non stancarsi mai di pensare il nuovo e di pensare in modo nuovo. Crediamo in quello che facciamo, e proprio per questo la prima cosa che mettiamo in discussione sono le nostre abitudini, il nostro know how, il nostro workflow.

Questa è la definizione data su Trello dal creatore dell'applicazione:

… a super simple, web-based team coordination system. The feedback has been overwhelmingly positive and adoption has been very strong, even in its early state … It’s 100% hosted; there will never be an “installed software” version of Trello …

Trello è una web application totalmente gratuita rilasciata da FogCreek Software dedicata al management delle idee.

Idee? Non Progetti!?

Trello è una applicazione orizzontale, può essere usata sia per gestire progetti software e tracciare cosa sta facendo il team, sia per gestire le proposte della prossima campagna marketing di prodotto che vorrete lanciare.

Un contenitore completamente neutro che proprio grazie alla sua neutralità può contenere qualsiasi progetto. Anzi: qualsiasi idea.

L’applicazione permette di costruire il proprio flusso di gestione anche se, ovviamente, presenta una griglia di prova con cui inizare a cimentarsi nell’organizzazione; non propone vie predefinite o modi migliori, ma richiede, per essere sfruttata al meglio, una certa dose di sperimentazione e, ebbene sì, creatività. Perché con Trello si può organizzare letteralmente qualsiasi attività: dalla scrittura di un romanzo alla programmazione di un software.

Complicato? Per niente!

Detta così Trello può sembrare complicato, ma non è così, è tutto estremamente intuitivo e molto facile da utilizzare.

Trello nel workflow Cantiere

I quattro punti cardinali su cui basiamo il nostro flusso lavorativo sono:

  • Google App
  • DropBox
  • Redmine
  • Trello

I primi due sono sistemi cloud, ben noti e generalisti, per la gestione di mail, calendari e documenti condivisi.

Redmine, invece, è uno strumento dedicato alla gestione dei task, che ci permette di** tenere traccia delle attività lavorative**, condividendo con il cliente i singoli task, tenendo traccia del tempo lavorato, resocontandolo tutto per singolo progetto o membro dello staff.

Tutto regolare fino a qui per una azienda che sviluppa progetti web.

Trello è il nostro nuovo acquisto con cui stiamo gestendo ogni progetto, interno ed esterno, a livello di progettazione, workflow e scheduling. La sua introduzione ha totalmente destabilizzato il sistema, ma in positivo.

La gestione del lavoro su redmine (come su qualsiasi altro task manager dello stesso tipo) rende difficile avere una idea chiara e veloce dello stato delle cose, costringendo a filtrare continuamente ed usare molta immaginazione nei resoconti.

In più avevamo bisogno di uno strumento per la gestione degli sprint e delle nostre attività, dall’assegnazione sui progetti ai meeting di coordinamento settimanali.

Tutto questo l’abbiamo trovato in Trello.

Differenze d’uso

Trello: UI semplice, veloce e immediata, real time e card multiuser. Mobile version ottima. Facile organizzazione e gestione di sprint (ad esempio settimanali).

Redmine: Time report, bug report, task a lungo termine, reportistica e analisi finanziaria del progetto.

Trello e Redmine si integrano facilmente: non è strano trovare per ogni card di Trello il riferimento anche a più di un task di redmine su cui fare Time Tracking …

2 modi di usare Trello:

Intendiamoci, non sono 2 modi per tutti, ma sono** i nostri due modi di usarlo**.

Potranno essere troppo per alcuni e molto poco per altri. Si mormora che qualcuno dello staff abbia su Trello anche le liste della spesa :)

Organizzazione Interna

L’obiettivo è quello di vedere chi sta facendo cosa, capire quali sono i carichi di lavoro e le urgenze per i singoli progetti.

Questo è un supporto importante per le riunioni settimanali di team per capire su cosa focalizzare l’attenzione e pianificare il lavoro del periodo successivo in base al backlog dei lavori.

Possiamo pianificare il lavoro per la settimana successiva, come sprint agile e sapendo dove è collocato ogni componente del team, in maniera veloce e portando dietro tutti i riferimenti ai task redmine e i documenti di progetto allegati.

Non disturba che Trello sia dotato di una ottima applicazione mobile, sia in versione smartphone (iOS e Android) che tablet (anche Windows8), che permette di interagire completamente come con l’applicazione web originale.

Sviluppo progetti cliente

Non tutti i progetti hanno bisogno di Trello. Si usa solo per i progetti che sono a lungo termine ed hanno bisogno di uno sviluppo piu articolato e distribuito sul team.

Ogni progetto ha un suo particolare approccio ovviamente, ma cerchiamo sempre di ricreare una struttura che preveda almeno questi stati fondamentali tra le liste del singolo progetto (board): ideas - backlog - sprint - review - done

step di un progetto trello

In poche parole:

  • Ideas: sono tutte le feature che vengono in mente a noi o al cliente durante i brainstorming
  • Backlog: sono tutte le “ideas” che sono state giudicate fattibili e che compongono le feature di progetto
  • Sprint: le attività settimanali in cui verrà speso il tempo del team Cantiere sul progetto
  • Review: le attività terminate che vengono messe in attesa di feedback del cliente (o di altri stakeholders)
  • Done: attività chiuse

Questo flusso può essere complicato ed espanso a piacere in base ai progetti, ma rappresenta per noi la base di partenza di ognuno.

Elementi alla base di Trello

Come già detto Trello permette di combinare molti elementi di base, strutturandoli e modellandoli in base alle proprie necessità.

Serve attenzione e conoscenza dei propri flussi di lavoro e serve costruire con attenzione un flusso di lavoro all’interno della board, all’inizio può sembrare difficile, ma la sua resa è inimmaginabile.

Ecco quali sono gli elementi che possiamo intrecciare tra loro per comporre il workflow: board, liste, card, label, checklist, allegati, voto, “due date”, utenti, commenti.

elementi base di una card Trello

La quadratura del Trello

Con Trello, quindi, abbiamo uno strumento quasi perfetto: Trello non ha un ambiente meeting, quindi senza una riunione, che sia fisica o virtuale, di coloro che condividono i task le card non si muovono. Inoltre l’interazione con altri servizi (visto che gli unici supportati sono GoogleDrive e Dropbox) è molto limitata.

Un Trello perfetto è possibile?

Le maggiori mancanze che sentiamo in questo momento sono date dal fatto che:

  • Non è lo strumento ideale per la gestione dei bug e del timetracking e si è quindi costretti ad usare qualcosaltro (vedi Redmine)
  • La possibilità di mettere dei “pesi” per la difficoltà di ogni card. Questa funzionalità è stata volutamente snobbata dagli sviluppatori per non incasellare troppo Trello in una metodologia. Esiste però una extension per Chrome che permette questo tipo di gestione.
  • qualcuno che faccia ciò che le card dicono! :)

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