Time tracking

Abbiamo scelto di adottare la pratica del "time & material", ovvero fatturiamo e tracciamo tutto ciò che facciamo in modo estremamente dettagliato, sia per i progetti per i nostri clienti, sia per le attività interne.

Lo strumento che il team utilizza si chiama Freckle; grazie alle sue API abbiamo realizzato una intranet in cui ogni cliente può accedere al report delle ore tracciate dal team alla mezzanotte del giorno precedente.

Ogni progetto di produzione ha una sua rendicontazione su Freckle. Se un cliente sviluppa 3 progetti, ci saranno 3 differenti luoghi dove segnare le ore di produzione.

Ad ogni membro del team è richiesto a fine giornata di segnare le ore svolte sul progetto su cui ha lavorato, indicando in maniera capillare le singole attività che ha svolto durante la giornata, in modo chiaro e comprensibile. Ogni singolo record deve essere taggato con uno (e solo uno) dei tag principali, che deve sempre essere presente. I tag principali sono:

• #consulting - le ore spese per brainstorming o riunioni creative, soprattutto con il cliente
• #sprint-plan - attività di pianificazione del lavoro o della demo
• #design - attività operative di concept, visual design, mockups
• #ux - attività di wireframing, prototipazione, focus con gli utenti
• #development - sviluppo di codice e riunioni operative mirate a scelte tecniche
• #accounting - ogni attività di gestione del progetto e del cliente, retrospettive, reporti ecc.

Sulla base di questi tag vengono realizzati dei report dettagliati durante le retrospettive, per capire in quali settori si sta consumando il budget.

Per poter valutare l'effort applicato su un progetto, rendicontiamo su Freckle anche quelle ore che riteniamo non imputabili al cliente. In tal caso aggiungeremo nella descrizione, oltre a uno dei tag principali, anche un tag aggiuntivo #unbillable. Tutti i record #unbillable non saranno fatturati e non incideranno sul budget. Le attività #unbillable possono rappresentare studi di approfondimento di librerie, particolari attività di reportistica, alcuni tipi di bugfix e altre attività che preferiamo ritenere un nostro investimento. In ogni caso sarà a nostra totale discrezione quali attività ritenere #unbillable. Queste ore saranno sempre visibili al cliente.

Oltre ai tag principali, è possibile utilizzare dei tag aggiuntivi che possono aiutare a fare rendicontazioni particolari di alcune attività. Se vogliamo verificare il tempo impiegato allo sviluppo di un prototipo, oltre al tag #ux potremmo aggiungere nella descrizione un tag speciale @prototype. Oppure potremmo aggiungere al tag #accounting un tag @report per avere un parziale del tempo speso per la reportistica. È importante ricordare che in un record non devono mai essere presenti due tag (ad eccezione del tag #unbillable che è accessorio).

Rendicontiamo capillarmente ogni attività interna. Questo ci permette di capire in che modo stiamo investendo il nostro tempo (comunicazione, attività commerciali o di amministrazione ecc) e poter quindi valutare a fine anno, in che modo ottimizzare i costi interni.

Quasi tutte le attività principali hanno un progetto su Freckle e in questi casi non è necessario usare dei tag nelle descrizioni. Esiste però un progetto generico "Cantiere" in cui dovranno essere utilizzati i seguenti tag insieme alla descrizione di cosa si è fatto, seguendo la stessa regola di utilizzo di un solo tag per record (es: "#open-source sviluppo gemma ricerca per middleman"). I tag da usare sono:

• #rummata - il tempo speso nella pianificazione settimanale dei lavori da svolgere.
• #organizzazione - tutte le attività che mirano migliorare la produttività del team (es: "riunione #organizzazione su come gestire gli unbillable") .
• #public-relations - Distinguiamo le attività puramente commerciali da quelle di pubbliche relazioni che non stanno in un processo commerciale attivo (cene, caffè, incontri informali).
• #logistica - attività secondarie ma necessarie (acquisti, prenotazioni, miglioramenti dell'ufficio ecc)
• #open-source - sviluppi saltuari su piccoli progetti o librerie, partecipazione ad hackathons. I progetti di sviluppo di prodotti interni più importanti, hanno un loro Freckle dedicato.
• #conferenze - il tempo speso per la partecipazione a conferenze. Le conferenze organizzate da Cantiere, hanno ciascuna il progetto Freckle dedicato.
• #undefined - a volte, per alcuni che saltano in tanti contesti durante il giorno, è difficile poter segnare tutto e alcune ore non si ricordano e non sappiamo come segnarle. A volte le descrizioni delle attività sono troppo vaghe. In questi casi definiamo il record #undefined. L'obiettivo è che questo tag venga usato il meno possibile.

Quando si registra il tempo su un progetto interno differente da "Cantiere", non è necessario usare dei tag. I progetti interni che rendicontiamo su Freckle sono:

• Amministrazione - attività dedicate alla contabilità, fatturazione, gestione amministrativa dei clienti
• Commerciale - riunioni, incontri, follow-up dal primo incontro, fino alla firma del contratto.
• Hr - colloqui con potenziali nuovi dipendenti, gestione dei dipendenti e collaboratori
• Controllo Gestione - Riunioni del cda e attività per il piano industriale
• Formazione - il tempo passato a studiare e sperimentare linguaggi / servizi / metodologie
• Sistemistica - le attività di gestione dei server interni che non sono imputabili a progetti specifici per clienti.
• Dato / Rummate - le ore di sviluppo e deisgn per i nostri prodotti
• Sito Cantiere - solo attività di manutenzione, sviluppo o deisgn
• Sito LeanPanda - solo attività di manutenzione, sviluppo o deisgn
• Blog - tempo di scrittura dei post e del deploy
• Marketing - promozione e diffusoine sui social, materiale promozionale interno, analisi dati analytics, analisi funnels ecc.
• Conferenze (vari) - ogni conferenza ha un suo progetto Freckle dedicato
• Pro-bono (vari) - contribuiamo ad alcuni progetti per dei partner e ognuno di essi ha un suo progetto Freckle dedicato